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A Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão, por meio do Arquivo Público, realizou ao longo desta semana treinamentos pontuais em Gestão de Documentos na Secretaria de Agricultura Familiar (Seaf) e no Instituto de Defesa Agropecuária do Estado (Indea) com o objetivo de levar aos servidores que atuam no protocolo conhecimento mínimo das normas da política de gestão documental do Estado.

O curso busca treinar os servidores para aplicar corretamente os procedimentos para registro, tramitação e manuseio dos documentos oficiais, instrução dos processos, operacionalização do Sistema de Protocolo e arquivamento dos documentos nas fases corrente, intermediária e permanente, e eliminação de documentos públicos.

Durante a qualificação os servidores têm acesso a aplicação de um conjunto de práticas que garante a organização, o controle e a preservação dos documentos e da memória institucional, a fim de gerenciar e preservar seus acervos documentais.

Para a coordenadora de Gestão de Documentos do Arquivo Público, Lucineide Alves Ferreira, os treinamentos são de curta duração mas são muito dinâmicos e bem pontuais. “Apesar de não conseguirmos trabalhar detalhadamente como nos cursos mais longos, o resultado tem sido muito positivo, pois focamos no trabalho do dia a dia do órgão, especialmente naquilo que eles aplicam”.

Segundo ela durante o treinamento são trabalhados os principais procedimentos e normas, fazendo uma sensibilização com os servidores e mostrando de uma forma geral como deve ser a execução dos processos de trabalho relacionados às atividades de protocolo e arquivo.

De acordo com a Superintendente do Arquivo Público, Vanda da Silva, a reciclagem ajuda na disseminação de boas práticas na execução das atividades diárias. “Queremos disseminar as boas práticas de gestão documental e qualificar esses servidores para que eles possam ter acesso a gestão de documentos, arquivo e protocolo e desta forma melhorar a gestão documental e o sistema de informação do poder executivo”.

No próximo dia 28 o Arquivo Público realiza um encontro dos líderes de gestão de documentos de todos os órgãos para rever e socializar boas práticas e sanar dúvidas que esses coordenadores tenham.

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